OA系统中的流程管理功能OA办公资讯

OA系统是什么 / / 2020-08-24
首先说说什么是流程管理。流程作为企业运作的基础,不同部门、不同客户和供应商都需要流程来进行协同运作,以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转。流程管理是...

首先说说什么是流程管理。流程作为企业运作的基础,不同部门、不同客户和供应商都需要流程来进行协同运作,以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转。流程管理是一种以业务流程为中心,以提高组织业务绩效为目的的系统化方法。它是一个操作性的定位描述,包括流程分析、流程定义、时间安排、资源分配、流程质量与效率测评、流程优化等。企业流程管理的目的是提升企业管理和优化企业的业务流程,从而创造更多的效益。
 

企业要落实OA系统流程管理,运作一个高效的办公自动化系统,就必须对协同OA流程进行全面规划,整合企业现有业务流程,解决现有流程管理的问题,采取适合企业实际情况的最佳办法,在整个企业内部建立一个动态的、规范的、平滑的、高效的企业流程管理体系。具体表现在:
 

1、企业应该将现有业务流程进行优化处理之后再通过OA系统的工作流定制。优化包括流程的合理规划、相关数据的更新、OA系统相关工作流定制等。


2、要保证OA系统工作流的操作简单性和功能实用性。工作流的流转涉及多个部门或者组织,简单易用才能保证顺利通畅。
 

3、企业内部对OA系统工作流要进行全面沟通和推广。OA系统的实施不是某一个部门的事情,只有让企业内所有部门都参与进来,才能保证实施的成功。
 

4、企业要制定相关规章制度保障OA系统流程的顺利进行。由于传统的办公习惯所致,没有制度保障的执行容易半途而废。
 

5、OA系统工作流要与现实业务流程紧密挂钩。现实的工作流往往因为人员变动或业务模式调整需要更改,OA中的工作流应及时同步更新。
 

总之,协同OA流程只有和管理真正结合起来,才能发挥最大效用。
 

OA系统中的流程管理功能,已经成为OA系统应用的绝对核心。当前,90%以上的企业在实施OA系统的时候,最关注的就是流程管理,也即是工作流管理。对于流程管理要做到:
 

1、接近人的思维
 

2、优化企业流程,减少复杂的重复性工作流程
 

3、流程制作好后,方便生成各种统计表和比较科学的统计数据
 

4、类似流程统一,实现多种流程在OA中通过一个流程解决
 

5、减少领导在走OA流程中的步骤和复杂度
 

6、最简化实现多样化工作
 

在没有流程管理以前,OA的流程的原则就是复制显示的流程,并修正不适合电子化的部分就OK了;如果有流程管理部门,并且已经推动了流程管理到一定程度,那流程就要遵从流程的规划,并时刻盯着流程的目标。
 

事实上,很多企业,包括大中型企业都没有独立的流程管理部门,或者没有专门从事这一工作的岗位。在应用OA以后,流程设计的工作通常是由IT部的人员会同其他职能部门,如人事、财务、管理等来完成。
 

这里面提到很重要的一点,那就是“目标”。OA系统中的流程设计,不应该是现有流程的电子化复制,电子化只是一种手段,目标是对流程进行优化、简化和规范化。当然,在设计的过程中需要避免极端化,要实现效率和规范的统一与平衡,并考虑可执行性。
 

电子流程也是要有目的的,逻辑上还有一个潜在的假设,不能降低太多的效率。这就是典型的效率与规范失衡,过分的追求规范,而忽视了效率。这时候需要改进流程设计,抓住关键数据,简化表单和流程,发掘系统的数据整合与统计能力,减轻操作者的工作负担。
 

小流程比较固定,且关联性比较强,那么应该整合成一个大流程,这就是简化流程的过程。
 

但如果这些小流程本身非常灵活多变,那么整合起来的大流程就会非常复杂,层级、逻辑太多,就不容易维护,这时候就要慎重整合。这里面也涉及到我们说的效率和规范的统一。
 

OA系统在实施和使用过程中,就是对公司流程重新梳理和不断优化的过程,所以出现一些矛盾和冲突是很正常的。

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